El control interno sobre los inventarios es considerando de mucha importancia, ya que estos son el aparato circulatorio de las empresas comerciales, por esta razón se incorporan los siguientes objetivos:
- Protección del inventario
- Obtener información verás confiable y oportuna.
- Cumplir con la normativa vigente tanto legal y contable
El control interno sobre los inventarios incluye los siguientes elementos, considerando que la mayor parte de las micro, pequeñas y medianas empresas comerciales de poseen ciertas deficiencias.
- Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema de registro contable utilice.
- Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de abastecimiento.
- Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.
- Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables
- Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías.
- Comprar el inventario en cantidades económicas.
- Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas
- No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Medidas de control interno aplicado a los inventarios:
Los inventarios representan una de las mayores inversiones dentro del activo corriente en las entidades comerciales. Sin embargo, su naturaleza, su vulnerabilidad a los robos, los diversos procedimientos para su control, Registros y valuación, y su movilidad originan diversos errores en su determinación y en la información mostrada en los estados financieros, razones por las cuales es necesario que dentro de la entidad se establezcan medidas de control interno que garanticen la salvaguarda de este activo
A continuación se describen algunas medidas de control interno, diseñadas en base a las deficiencias encontradas, al efectuar el análisis de los resultados de la investigación de campo, con el propósito de garantizar la protección de los inventarios.
- Los inventarios deberán estar bajo la custodia de un responsable legalmente delegado. Los registros contables deberán tener información tanto de cantidades como de valores.
- Registrar contablemente por separado las mercancías gravadas con las exentas si las hay.
- Se deberá optar por llevar un sistema de inventarios perpetuo por ser el que mayor ventaja ofrece en materia de control.
- Deberá existir control sobre los artículos que se consideran obsoletos o que por otra causa han sido dados de baja en libros y que físicamente se encuentran en la bodega.
- Los inventarios deben estar protegidos contra deterioros físicos y condiciones climatológicas.
- El bodeguero deberá rendir informes sobre los artículos que tengan pocos movimientos o bien cuya existencia sea excesiva.
- Los movimientos de salidas de mercaderías deberán siempre amparada por una requisición autorizada.
- Todas las entradas y salidas de inventario deben de cargarse o descargarse respectivamente en los registros de control de inventarios.
- Contemplar medidas de seguridad contra robos, incendios, terremotos u otro caso fortuito.
- Cuidar que las bases para valuar los inventarios, al igual que para determinar el costo de ventas, sean las mismas y se apliquen consistentemente en relación con periodos o ejercicios anteriores.
- Deberá practicarse un inventario físico por lo menos una vez al año.
- Deberá asignar un código a cada uno de los productos en existencia para facilitar el recuento físico.
- Las diferencias que se determinen deberán ser ajustadas en los libros, previa aclaración de las mismas.
- El encargado de la bodega deberá informar oportunamente sobre los inventarios obsoletos o de lento movimiento, dañados o fuera de los máximos y mínimos autorizados.
- Los almacenes tienen que ofrecer seguridad, encontrarse limpios y ordenados.
- Los auxiliares de inventario del área contable deben mantener actualizados todos los registros.
- Cuando se detecten faltantes o sobrantes de inventarios se elaborarán los expedientes correspondientes y se contabilizarán inmediatamente, tramitándose y aprobándose dentro de los términos establecidos.
- En el caso de detectarse diferencias físicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes, deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes.
- El personal del almacén no puede tener acceso a los registros contables, ni a los auxiliares de Control de Inventarios.
- Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben controlarse separadamente y activarse las gestiones para su eliminación.
- Previo a la adquisición de mercaderías debe verificarse las existencias de las mercaderías requeridas a efecto de evitar compras innecesarias.
- Al adquirir la mercadería, el auxiliar de inventario verificará que cumpla con las características de calidad y contenido estipuladas en el contrato.
Fuente: Guía practica para el cumplimiento de aspectos tributarios y aplicacion de sección 13 de las NIIF PyMES, relacionados con el control interno de los inventarios