Porque hacer BackUp en la contabilidad

Resguardar la información contable no solo es de forma física donde esta se encuentre archivada en una bodega bajo llave libre de que esta pueda estropearse por lluvia, fuego o animales que puedan destruirla. La información contable también debe ser resguardada en formato digital, más ahora que toda contabilidad es llevada de forma computarizada.

Al ser llevada de forma computarizada la información contable no esta exenta de que puede ser extraviada, dañada o simplemente borrada ya se por error o con dolo, por lo que debemos plantearnos un protocolo semanal o mensual de realizar copias de seguridad (BackUp) de nuestro software de contabilidad.

A continuación te dejo consideraciones legales a tener en cuenta para el resguardo de tu información contable, financiera y tributaria.

Base legal para realizar backup en contabilidad

De conformidad a lo establecido en el artículo 147 del Código, cuando un contribuyente adopte el sistema de registro computarizado de contabilidad, deberá conservar como parte integrante de la misma toda la documentación relativa al diseño del sistema, los diagramas del mismo y los programas fuente cuando proceda, así como las bases de datos, por el plazo establecido en dicho precepto legal, los cuales pondrá a la disposición de la Administración Tributaria, así como el equipo y sus técnicos, cuando ésta lo requiera en el ejercicio de la facultad fiscalizadora. (Articulo 77 del Reglamento de aplicación del Código Tributario)

Obligación de conservar la información contable

El articulo 147 del código tributario establece las obligaciones de conservar informaciones y pruebas, el cual textualmente dice:

Las personas o entidades, tengan o no el carácter de contribuyentes, responsables, agentes de retención o percepción, auditores o contadores, deberán conservar en buen orden y estado, por un período de diez años contados a partir de su emisión o recibo, la siguiente documentación, información y pruebas:

a) Los libros de contabilidad y los comprobantes de orden interno y externo, registros especiales, inventarios, libros del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios.

Cuando la contabilidad sea llevada en forma computarizada, deberán conservarse los medios magnéticos que contengan la información, al igual que los respectivos programas para su manejo. También deberán conservarse por el mismo lapso de tiempo los programas utilizados para facturar mediante sistemas computarizados; así como los documentos que se resguarden por medio de sistemas tales como microfichas o microfilm;

b) Las informaciones y documentación que este Código exija y aquella relacionada con la concesión de algún beneficio fiscal;

c) Las pruebas del entero de las retenciones percepciones y anticipos a cuenta realizados.

d) Copia de las declaraciones tributarias presentadas y de los recibos de pago efectuados.

e) La documentación de las operaciones realizadas con sujetos relacionados o sujetos domiciliados, constituidos o ubicados en países, estados o territorios con regímenes fiscales preferentes, de baja o nula tributación o paraísos fiscales.

f) Los estados de cuentas bancarias, de tarjetas de crédito o débito, vouchers de cheque, documentos de transferencias bancarias, cheques anulados o cobrados, en este último caso cuando fueren entregados por las instituciones bancarias.

g) Los papeles de trabajo que soportan la elaboración de los dictámenes e informes fiscales, y de otros dictámenes o informes que obliguen las leyes a presentar a la Administración Tributaria, las copias de los dictámenes e informes emitidos, certificaciones emitidas, contratos de servicios profesionales o cartas ofertas de servicios.

Después de cuatro años de emitidos o recibidos los documentos, los sujetos referidos en el inciso primero de este artículo, podrán conservarlos en microfilm, microfichas, discos ópticos u otros medios electrónicos, siempre que se garanticen la integridad de la información, esté disponible y accesible a la Administración cuando ésta lo requiera, y además el proceso de conversión hubiese sido certificado por Auditor Externo, el cual levantara acta en la que deberá enumerar los documentos convertidos, asimismo hará constar que fueron confrontados con los documentos físicos originales en posesión de los sujetos. No obstante lo anterior la Administración Tributaria podrá autorizar a petición del contribuyente un plazo inferior al indicado siempre que se resguarde la seguridad, cumplimiento y exactitud de los impuestos causados y se observen las exigencias antes señaladas.

Las reproducciones que deriven de microfilm, microficha, disco óptico o de cualquier otro medio electrónico, tendrán para la Administración Tributaria el mismo valor probatorio que los originales, siempre que tales reproducciones sean certificadas por Notario.

Todos aquellos instrumentos que comprueban obligaciones o derechos, deberán ser conservados mientras surtan efectos jurídicos, inclusive después de transcurrido el plazo establecido en este artículo.

Copias de seguridad en Software ContaPortable

A continuación te enseñare como realizar un backup en el software ContaPortable y a la vez resguardar esa copia de seguridad.